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3 pasos para gestionar una actualización del sistema de Gestión del Capital Humano

Publicado por: ADP Iberia on 4 noviembre 2016 in Multinacional y Globalización, RRHH, Tendencias

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Una actualización del sistema de GCH garantiza que la tecnología de RR. HH. de tu empresa cumpla con vuestras necesidades actuales. Un sistema de gestión del capital humano (GCH) moderno ofrece una vista integrada de los datos más importantes de la empresa a los gerentes de la misma que abarca desde el reclutamiento de los mejores talentos hasta la obtención de los datos necesarios para tomar las decisiones comerciales más difíciles. No obstante, conseguir que una empresa adopte un nuevo sistema de GCH para todos los niveles puede suponer todo un desafío.

Aquí tienes una serie de propuestas de cómo los directores de RR. HH. pueden enfrentarse a los aspectos más importantes relacionados con la actualización de un sistema de GCH.

Conseguir la aprobación de los jefes

Uno de los problemas más comunes a los que se enfrentan los directores de RR. HH. a la hora de actualizar el sistema de GCH es obtener la aprobación de sus jefes. A menudo, las empresas renquean al usar un sucesión de sistemas heredados que en su momento fueron los mejores de su clase y con los que logran cumplir con las tareas básicas. No obstante, su funcionamiento es, por lo general, limitado y no sirven de ayuda si se pretende adoptar un proceso de toma de decisiones basada en datos. Existen retos en la comunicación de sistemas que generan trabajo innecesario y un riesgo mayor de errores en los datos, ya que la información debe introducirse en diversos sistemas.

Así que si quieres que el director ejecutivo o el director financiero acepte la actualización, deberías presentar un estudio de viabilidad que se centre en los siguientes factores:

  • El tiempo que ahorrará la actualización del sistema de GCH a la empresa en solicitudes rutinarias, introducción de datos repetidos, registro del tiempo perdido e informes de asistencia.
  • El impacto final del tiempo ahorrado y el valor monetario de lo que supondría invertir ese tiempo en esfuerzos más productivos y de mayor valor.
  • Casos prácticos de empresas similares (mismo sector, tamaño parecido o problemas comerciales de la misma índole) y cómo la actualización del sistema de GCH los ayudaría.
  • Las capacidades avanzadas de los datos de los sistemas de GCH actualizados y cómo una creación de informes y un acceso a los datos mejorados permitirán que RR. HH. se convierta en un socio estratégico eficaz para toda la empresa.

Desarrollar un programa educativo

Seleccionar el sistema de GCH adecuado para tu empresa y conseguir la aprobación de los jefes es solo el primer paso. Una vez que se haya adquirido la tecnología, es importante desarrollar un programa educativo para los empleados. Aunque obviamente el programa tendrá elementos específicos de tu empresa, en términos generales, debería centrarse en lograr tres objetivos:

  • Enseñar al personal de RR. HH. a potenciar al máximo el valor del sistema de GCH para que sea lo más eficiente posible.
  • Conferir el poder a los ejecutivos de utilizar los datos y las funciones de informes para adoptar decisiones mejores con una información más rápida en tiempo real.
  • Formar a los trabajadores en el uso de las funciones como, por ejemplo, las de autoservicio para que puedan resolver por sí mismos los problemas rutinarios de RR. HH. de forma rápida y eficiente.

Cambiar la gestión

Para la mayoría de los empleados, una actualización del sistema de GCH representa un paso importante hacia la experiencia del usuario final. Mediante funciones de autoservicio, los usuarios pueden acceder de forma más rápida a su información personal cuando tengan preguntas o deban hacer un cambio sencillo como actualizar su dirección. Muchas plataformas integradas de GCH tienen una funcionalidad superior y permiten, por ejemplo, al empleado fichar desde su dispositivo móvil. No obstante, siempre habrá empleados desconfiados para los que se requieran más argumentos.

Plantéate crear una serie de comunicaciones y sesiones formativas que muestren el sistema desde la perspectiva del trabajador para encandilarlo. ¿Qué beneficios tiene para él? ¿Cómo facilita su vida, resuelve los problemas habituales y elimina las molestias?

También puedes duplicar esfuerzos educativos y ofrecer sesiones tecnológicas individuales para los empleados más reticentes a la hora de usar nuevas tecnologías. A menudo, invertir un par de minutos en una presentación personal de las funciones clave puede lograr que los empleados más desconfiados entiendan la forma en que les beneficia el cambio.

Una actualización del sistema de GCH ayuda, por lo general, a llevar todas las operaciones de RR. HH. de una empresa al siguiente nivel. Si logras comunicarte con y educar a los ejecutivos y a tu equipo, conseguirás que toda la empresa adopte el nuevo sistema y que comience a generar valor lo antes posible.

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TAGS: gch gestión del capital humano hcm

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