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5 consejos para gestionar el impacto de las ausencias de los empleados

Publicado por: ADP Iberia on 3 diciembre 2016 in Gestión del capital humano, Tendencias

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La gestión del absentismo se ha convertido en un componente crítico para la estrategia de RR. HH. Cada día laborable que pasa es más complicado cumplir de forma uniforme y coherente la legislación nacional y regional en materia de absentismo, así como adaptar esas regulaciones con las políticas de las empresas que tengan presencia en varios lugares.

El impacto de las ausencias de los empleados puede ser asombroso. Según el último índice de bienestar de Gallup-Healthways, los costes totales relacionados con la pérdida de productividad debido al absentismo en EE. UU. alcanzaron los 84 mil millones de dólares. Pese a que los costes anuales relacionados con el absentismo varían en función del sector, las pérdidas más grandes se dieron en las profesiones liberales (24,2 mil millones de dólares).

Las ausencias provocan costes directos e indirectos que pueden desencadenarse en cascada a través de nóminas, beneficios y operaciones (además de pérdidas de productividad). Asimismo, los motivos por los cuales un empleado solicita un permiso son muchos y variados y van desde una lesión o enfermedad del empleado, asuntos relacionados con el embarazo, el nacimiento de un hijo, la adopción, el cuidado de acogida o de los mayores, etc.

El mantenimiento de los registros de las ausencias de los empleados resulta especialmente complejo y difícil en el caso de los empleados a tiempo parcial, con un horario cambiante, por horas y los no exentos. Por ejemplo, el mantenimiento de los registros para cumplir con los requisitos de la ley estadounidense de permiso no retribuido por enfermedad o asuntos familiares (FMLA, por sus siglas en inglés) implica determinar la idoneidad y el derecho a subsidio, así como la gestión y el seguimiento de los permisos continuos e intermitentes.

A lo largo de la historia, las empresas han contemplado el asunto de la gestión de los permisos desde varios enfoques. Avanzar, mantener unos registros actualizados de los permisos no retribuidos, incluidos los permisos de la FMLA, permisos relacionados con la ley estadounidense de derechos de recontratación y empleo de las fuerzas armadas de 1994 (USERRA, por sus siglas en inglés), permisos para ejercer de jurado local son un requisito para establecer la dedicación a tiempo completo según la ley estadounidense de cuidado sostenible. El seguimiento de estas ausencias también puede convertirse en parte de un registro de auditorías en una investigación del Servicio de Impuestos Internos o del Ministerio de Trabajo o usarse como respuesta a las notificaciones de las organizaciones de ventas de seguros privadas y públicas.

Puede ser abrumador. Estos son 5 consejos que pueden ayudarte a reducir los riesgos, simplificar la complejidad y mejorar tus experiencias y las de tus empleados.

  1. Comunícate con frecuencia.Algunos estudios han demostrado que los niveles de absentismo tienen una correlación directa con las prácticas de comunicación. En los casos en los que los empleados se sentían incluidos en la comunicación, los niveles de absentismo estaban por debajo de la media. Así que una comunicación clara y constante con tus empleados acerca de estas políticas (sus cambios y cómo pueden afectar a sus vidas) puede reducir significativamente el nivel de absentismo. Mejorar la comunicación también puede calmar a los empleados al ayudarles a conocer mejor sus derechos según la FML, la USERRA y los requisitos para ejercer de jurado local.
  2. Conciencia a tus directores.Las empresas deben garantizar que sus directores en la primera línea sean capaces de identificar si un empleado tiene derecho a un permiso según las políticas de la empresa, regionales y nacionales. Algunos motivos típicos por los cuales los empleados se ausentan de su puesto de trabajo son una enfermedad, el cuidado de los niños o mayores o lesiones. Quizás quieras realizar sesiones formativas sobre políticas y normativas de permisos de empleados para que los directores estén al día de todos los detalles y puedan aplicarlas de forma correcta y precisa.
  3. Mejora el seguimiento de los permisos.Los empleadores que no hagan un seguimiento adecuado y preciso de los permisos y ausencias pueden verse afectados por pérdidas significativas de productividad y problemas de calidad, así como exponerse sin darse cuenta a quejas potenciales de sus empleados. Esto sucede especialmente con los permisos de empleados a tiempo parcial y con horario cambiante que, en muchas empresas a día de hoy, se siguen registrando manualmente en una hoja de Excel o con un software interno. Contar con una solución externalizada de RR. HH. que esté integrada en la nómina puede ayudar a facilitar esta tarea enormemente.
  4. Adapta los RR. HH. a las necesidades operativas.Uno de los principales retos de los responsables de RR. HH. es ofrecer un valor más estratégico a sus empresas. De hecho, un artículo del número de julio-agosto de la publicación Harvard Business Review® titulado «People Before Strategy: A New Role for the CHRO» (La persona ante la estrategia: un nuevo papel para el director de RR. HH.), trataba sobre este reto y decía: «El director de recursos humano debe convertirse en un socio estratégico del director ejecutivo». Aplicar esto a la gestión de las ausencias de los empleados requiere un diálogo entre el departamento de RR. HH., finanzas y operaciones para adaptar las expectativas y establecer objetivos. Tu valoración puede incluir comprobar si hay una integración entre RR. HH., operaciones, los sistemas de horarios, la gestión de ausencias, el tiempo y el trabajo, soluciones de cumplimiento normativo sanitario de ACA (ley estadounidense de cuidado sostenible) así como las nóminas. También puede valorar hasta qué punto cumple tu empresa la legislación en materia de permisos a nivel regional y nacional y si una falta de herramientas o el miedo a posibles litigios está afectando a dicho cumplimiento.
  5. Implementa herramientas de autoservicio.Equipar a los directores con una solución de gestión de ausencias completa puede ser de gran utilidad para reducir el impacto de las ausencias en tu empresa. Un sistema integral debe permitir a los directores de RR. HH. notificar los periodos intermitentes con facilidad, visualizar el historial de permisos de un empleado y que estén seguros de que todas las notificaciones necesarias se realizan adecuadamente y a tiempo, entre otras cosas. Los empleados deben ser capaces de solicitar un permiso, ver su calendario de permisos, la conservación de su empleo y gestionar los permisos en curso. Idealmente, todas estas funcionalidades deben encontrarse en una página web a la que puedan acceder los usuarios de forma permanente.

Los empleadores pueden ayudar a reducir el impacto de las ausencias de los empleados con la integración de sistemas operativos, financieros y de RR. HH. en una solución de gestión de capital humano (HCM) holística. Los sistemas más eficaces de HCM pueden ofrecerte:

  • Una visión holística de los datos de un empleado con un amplio registro de auditoría.
  • La capacidad de recabar una gran cantidad de información de distintas fuentes para un empleado concreto.
  • La notificación proactiva de umbrales de cumplimiento normativo fundamentales.
  • La capacidad de administrar información a través de los límites funcionales tradicionales, como nóminas, beneficios y tiempo.

Quizás sea el momento de hacer una evaluación de las políticas de tu empresa y cómo se adaptan a las regulaciones regionales y nacionales para determinar si tus sistemas de RR. HH. están a la altura.

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TAGS: ausencia de los empleados CHRO gestión del absentismo gestión del capital humano

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