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Organización de políticas de comunicación que cumplan con la normativa para empleados de permiso

Publicado por: ADP Iberia on 12 septiembre 2016 in Multinacional y Globalización, RRHH, Tendencias

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Como es natural, los empleados podrán solicitar un permiso por motivos médicos o de una reducción de jornada para criar a sus hijos o para cuidar a un familiar. Puede que durante el permiso, los empleados se percaten de que no podrán volver a trabajar al mismo ritmo. El desarrollo de políticas eficaces de comunicación con los empleados de permiso es vital. A través de una comunicación regular, RR. HH. podrá minimizar los riesgos de una ampliación imprevista del permiso u otro tipo de cambios.

Las consecuencias de una comunicación mal gestionada durante el permiso pueden ser muy graves, tanto en lo que respecta a los aspectos legales como a los del talento, según PacificResources (1). RR. HH. debe mantener un equilibrio entre los requisitos legales relacionados con los permisos de los empleados y la necesidad de planificar de forma proactiva la gestión del talento para sacar adelante el trabajo. La legislación en torno a la administración de un permiso puede ser muy compleja, por lo que los responsables de RR. HH. deben desarrollar políticas y procedimientos estandarizados de comunicación con sus empleados de permiso.

Políticas eficaces de comunicación con los empleados de permiso 

Los problemas en la comunicación relacionada con el permiso de un empleado pueden deberse a varias razones, especialmente si este está ocupado con el nacimiento de un bebé o tiene problemas médicos. Sin embargo, tal y como señala HR Benefits Alert (2) a menudo es el empleador el culpable de estos problemas porque los procedimientos de comunicación son reactivos e informales. Si un empleado tiene necesidades especiales tras volver al trabajo, es responsabilidad del empleador ofrecer una solución razonable. Pese a esto, los empleados deben estar preparados para un posible caso de «dificultades excepcionalmente gravosas» si solicitan una ampliación del permiso con derecho a reincorporación con un permiso sin sueldo u otro tipo de solución concreta.

Las políticas no pueden dejar lugar a la ambigüedad entre empleados, dirección y recursos humanos sobre quién es el responsable de la comunicación y cuándo debe producirse. Además de confirmar las fechas previstas del permiso del empleado, Workforce Tactix (3) recomienda preguntar durante las revisiones rutinarias si será necesaria alguna otra solución. Si RR. HH. se esfuerza por mantener abiertas las vías de comunicación desde el principio hasta el final, registra todas las interacciones y deja clara la frecuencia prevista de dichas interacciones, tendrá menos posibilidades de que le declaren responsable de los errores de comunicación.

La Society for Human Resources Management (Asociación de Dirección de Recursos Humanos) (4) recomienda implementar políticas concretas para los empleados de permiso, como por ejemplo una llamada mensual de seguimiento con un supervisor directo. Pedirle a los empleados que sean los que inicien la comunicación puede ser una opción para garantizar que los empleadores no se excedan en la interacción con estos durante el permiso, además de ofrecer a los empleados una oportunidad para confirmar su fecha prevista de reincorporación al trabajo.

Asimismo, SacksTierney (5) recomienda pedir expresamente a los empleados que formen parte de la comunicación vía electrónica «antes de que el permiso se convierta en un problema». La comunicación digital, independientemente de la forma que prefiera su empresa, puede facilitar la tarea de seguimiento y registro de la comunicación a los directores

Posibles problemas de cumplimiento normativo

La ley estadounidense de permiso no retribuido por enfermedad o asuntos familiares (FMLA, por sus siglas en inglés), estipula que los empleadores deben informar a los empleados si están amparados bajo dicha ley, sobre sus derechos y responsabilidades e indicarles la cobertura de la que disponen. Una vez que concluye el permiso con derecho a reincorporación por motivos médicos o familiares, el empleado debe ser restituido en el mismo puesto o uno «prácticamente idéntico» en cuanto a «sueldo, beneficios y resto de condiciones», tal y como dispone el Ministerio de Trabajo de EE. UU. (6). Esta política de restitución puede tener algunas exenciones en el caso de los «empleados clave», como por ejemplo ejecutivos, cuya ausencia podría provocar «pérdidas económicas graves e importantes » a las operaciones de la empresa.

En el caso de que uno de estos empleados clave no pueda volver a su puesto de trabajo al final del permiso con derecho a reincorporación y esto pueda suponer un problema para la empresa, RR. HH. deberá recopilar toda la documentación necesaria para demostrarlo. Esto puede suceder el primer día del permiso o, en muchos casos, antes de que comience. Aunque el asesoramiento por parte del comité asesor interno es fundamental para cumplir todas las normativas pertinentes, los directores de RR. HH. deben comprobar que sus políticas de comunicación incluyen los siguientes puntos:

  • Comunicación de los requisitos para el permiso con derecho a reincoporación.
  • Derechos de los empleados y notificaciones de la cobertura.
  • Responsabilidades de los empleados en cuanto a la comunicación.
  • Puestos en los que la ampliación del permiso pueda ser un problema.

No son pocos los que deciden ampliar el permiso o volver al trabajo con un nivel de capacidad distinto. Gracias al establecimiento de políticas claras para una comunicación abierta durante el permiso, con especial atención al cumplimiento normativo, RR. HH. puede estar al tanto de las intenciones de los empleados y velar por que la empresa pueda planificar de forma eficaz el futuro.

FUENTES:

Consulte la publicación en el blog original aquí

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TAGS: cumplimiento normativo empleados de permiso políticas de comunicación Recursos Humanos retención

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